Digitalisation de la formation

La transformation digitale est un phénomène apparu il y environ deux ans et qui concerne tous les secteurs économiques. On peut la définir comme le processus, engagé par une organisation, qui consiste à intégrer les technologies numériques dans ses activités afin d’améliorer ses performances en matière de qualité, compétitivité, réactivité… La formation professionnelle n’échappe pas à la règle et se trouve impactée elle aussi par la transition numérique. Alors que la France semble être en retard sur la question de la digitalisation par rapport à ses voisins européens, OPCALIA et la Fédération de la formation professionnelle (FFP) lancent un projet d’accompagnement pour les organismes de formation dans la démarche de numérisation de leur activité.

Que signifie la transformation digitale pour un centre de formation ?

Lorsque l’on évoque la digitalisation dans le domaine de la formation professionnelle, la première chose qui nous vient en tête est certainement le déploiement de contenus pédagogiques en version digitale à travers des MOOCs, webinars ou autre e-learning… Si la création d’une offre de formation au format numérique est effectivement un axe indéniable dans la transition digitale d’un organisme de formation, cette dernière ne se résume cependant pas à cela.  En effet, il faut plutôt l’envisager comme une évolution globale des pratiques de l’organisme de formation, sur le plan commercial, financier, administratif, et bien sûr, pédagogique.

Point de vue

Dans sa vidéo « Qu’est-ce que la transformation digitale ? », Learn Assembly aborde le sujet qui nous intéresse aujourd’hui et permet de mieux cerner le phénomène de la digitalisation des organisations en quelques minutes.

Vous vous demandez alors : Comment la digitalisation se traduit-elle “concrètement” dans l’univers de la formation professionnelle ? Voici quelques exemples de solutions digitales susceptibles d’être mises en place par un centre de formation :

  • Un logiciel de type ERP qui permet de centraliser les données et automatiser les tâches pour gagner en temps et en efficacité.
  • La dématérialisation des documents (conventions, attestations, etc…) qui facilite les échanges et réduit les délais de traitement.
  • Un outil CRM pour optimiser le suivi de la relation client
  • Un espace en ligne permettant au client de regrouper et consulter ses documents de formation
  • La formation à distance à travers un LMS (Learning Management System) et des modules e-learning, des MOOCs, du mobile learning…
  • Un forum, plateforme d’échange apprenant/apprenant ou apprenant/formateur
  • Un simulateur de formation permettant de mettre les apprenants en situations proches de la réalité.

Le Gouvernement oriente lui aussi la formation professionnelle vers plus de numérique. Dans le projet de loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » remis au Conseil d’État début avril 2018 Muriel Pénicaud, ministre du Travail, confirme la volonté du Gouvernement de favoriser la prise en charge des formations en ligne par le CPF, ce qui devrait se traduire par un durcissement de la concurrence en matière de formation e-learning, et d’autre part la création d’une application numérique CPF. Si l’on ne sait pas encore tout du fonctionnement de cette dernière, il est toutefois probable que les professionnels de la formation soient amenés à participer à l’alimentation de cette application en données numériques et donc à dématérialiser leurs flux d’information.

Le passage au numérique concerne tous les organismes de formation qui voient leur façon de travailler évoluer irrémédiablement.

Dans ce contexte, on comprend mieux pourquoi la digitalisation n’est pas juste une tendance mais bien un enjeu concurrentiel majeur pour les organismes de formation. Elle n’est pas réservée aux organisations qui font le choix de commercialiser leurs produits ou services en ligne, ni même à ceux qui investissent dans de grands projets de système d’information. Aujourd’hui le passage au numérique concerne tous les organismes de formation, quels que soit leur taille et leur spécialisation, qui voient leur façon de travailler évoluer irrémédiablement.

Mais par où commencer ? Quels outils choisir ? Mes collaborateurs sont-ils prêts à changer leurs méthode de travail ? C’est justement dans l’optique de rendre la digitalisation accessible à tous les organismes de formation, qu’OPCALIA et la Fédération de la Formation Professionnelle (FFP) se sont lancés dans un nouveau projet : La formation digitale au service de l’employabilité et de la compétitivité. Le but de ce programme est notamment d’accompagner les centres de formations, petits et grands, lors de leur passage au numérique.

Le digital comme enjeu de compétitivité : le projet Opcalia et FFP

La FFP et OPCALIA sont, depuis mai 2017, lauréats du Programme d’Investissement d’Avenir (PIA). Leur projet est d’accélérer la transformation digitale des entreprises grâce à la formation professionnelle en aidant notamment les organismes de formation à “prendre la vague du numérique”. Cette volonté fait écho à l’étude “Formation professionnelle : faire décoller l’investissement dans les compétences” menée par la FFP et l’institut Roland Bergé publiée en octobre 2017. On y découvre que la France affiche du retard en matière d’évolution des compétences numériques de ses actifs : 35% des salariés Français ont bénéficié de formations ayant trait aux compétences digitales, contre 46% chez ses plus proches voisins européens.

Etalé sur cinq ans, le projet d’OPCALIA et la FFP se voit allouer un budget de 9 millions d’euros, financé à moitié par le PIA. Plusieurs actions composent ce programme avec pour ambition de propulser tout le secteur de la formation professionnelle à l’ère du numérique. On retient notamment celle du diagnostic de maturité digitale et d’accompagnement des organisations dont la finalité est  d’aider les organismes de formation à identifier et bien employer les ressources et compétences déjà présentes au sein de leur structure ainsi que les voies à développer pour faire face aux enjeux de la transition numérique.

Et ces enjeux ne sont pas des moindres ! Le secteur  de la formation professionnelle est soumis aux mêmes règles de concurrence que n’importe quel autre secteur économique, ce qui oblige ses acteurs à évoluer et à se renouveler. Le passage au numérique est donc une suite logique dans leur recherche de compétitivité et de rentabilité. Par exemple en matière de pédagogie, les procédés d’apprentissage innovants s’avèrent très efficaces en permettant d’animer les sessions de formation différemment  et en répondant aux nouvelles habitudes des apprenants. A ce titre parlons du « blended learning » qui alterne apprentissage en présentiel et apprentissage en distanciel. Le mix des modalités permet une acquisition des compétences plus efficace, la partie en e-learning préparant et/ou complétant le contenu délivré en présentiel. Dans le même temps l’apprenant gagne en liberté dans la réalisation de son parcours de formation avec la possibilité d’aménager ses horaires de connexion par exemple.

Autre conséquence, la profession de formateur est appelée elle aussi à se renouveler : dématérialisation des documents, utilisation de supports numériques en formation, digitalisation des échanges avec l’entreprise de formation, conception de formations nécessitant des compétences numériques… Aujourd’hui il est même possible de faire signer les participants aux sessions sur smartphone ou tablette ! OPCALIA en accord avec la FFP prévoit d’ailleurs la création d’un certificat  « compétences digitales en formation » qui permettra de valoriser les compétences digitales des formateurs.

Aller plus loin

L’étude très complète de l’IGAS sur l’impact de la digitalisation de la formation professionnelle continue permet de réaliser l’importance du projet porté par OPCALIA et la FFP.
Découvrir l’étude

La digitalisation au service de la gestion des organismes de la formation

Outre la digitalisation des formations qui en est, vous en conviendrez,  l’aspect le plus visible, la transition numérique impacte les organismes de formation en profondeur, faisant évoluer inévitablement les procédures internes et le mode de travail. En misant sur des outils numériques dans le cadre du traitement des tâches administratives et commerciales, l’organisme de formation gagne d’ailleurs à plusieurs niveaux. Quelques exemples :

  • La relation avec le client devient plus simple : le suivi des activités, les dossiers documentaires, l’historique des sessions passées et le prévisionnel de celles à venir peuvent être partagés instantanément avec les différentes parties prenantes.
  • La gestion commerciale est plus performante grâce au suivi des actions menées à destination des clients et des prospects
  • La gestion comptable peut être pilotée de façon très fiable grâce un outil de facturation
  • La visibilité sur les plannings et le croisement des données par l’outil informatique permettent d’optimiser la planification des sessions de formation
  • L’automatisation des reportings et des notifications permet d’avoir un contrôle sur son activité de manière extrêmement efficace

Toutes ces fonctionnalités, idéalement réunies dans un même logiciel, facilitent la gestion quotidienne d’un organisme de formation et permettent ainsi de se concentrer sur le cœur de métier :  le transfert de connaissances et de compétences aux apprenants qui viennent se former.

Aller plus loin

Pour découvrir toutes les possibilités de digitalisation des procédés, prenez connaissance de notre outil de gestion dédié aux organismes de formation, qui s’inscrit parfaitement dans la démarche de transformation digitale : Argalis, solutions Web pour professionnels innovants.

Digitalisation de votre organisme de formation : Où en êtes-vous ?

Vous dirigez un organisme de formation et souhaitez savoir où vous en êtes vis-à-vis de votre transition numérique ? La FFP vous permet de mesurer la maturité digitale de votre structure de façon autonome grâce à son outil de diagnostic qui est accessible ici.

Ce questionnaire en ligne, bien entendu :-), vous permettra de comprendre votre position vis-à vis de ce projet et savoir dans quelle mesure vous auriez besoin d’un accompagnement ou encore quelles actions vous pourriez mener pour vous familiariser avec le numérique.

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