Gestion Électronique des Documents

La GED ou comment gagner beaucoup de temps sur les tâches à faible valeur ajoutée !

La gestion des documents est un impondérable du quotidien des organismes de formation. S'il est indispensable de bien gérer ses documents pour être en conformité avec la réglementation et les exigences de qualité en vigueur, le suivi et le classement documentaire, long et fastidieux, n'est pas pour autant une activité qui génère du chiffre d'affaire au sein des centres de formation...

 C'est pourquoi Argalis intègre un système de gestion automatisé des documents. Conçue pour vous faire gagner un temps précieux en matière de gestion des documents, la GED vous permet d'assurer le suivi et la traçabilité des documents et de les classer automatiquement, sans qu'une intervention humaine soit nécessaire. Vous et vos collaborateurs pouvez ainsi vous concentrer sur votre coeur de métier, la formation.

C'est super la GED, mais... Comment ça marche ?

Le principe est simple...
Argalis identifie un document grâce à son QrCode et va le classer au bon endroit selon des règles automatisées.

Pour mieux comprendre, observez le parcours type d'un document géré depuis Argalis :

1. Vous générez le document avec son QrCode unique

Convention, contrat, feuille d'émargement... Vous créez très facilement vos documents à partir des nombreux modèles disponibles dans la solution

2. Vous l'envoyez à son destinataire par email

Rapide et sûr, vous expédiez vos documents par email directement depuis Argalis en un clic

3. Vous réceptionnez le document complété

Une fois complétés et/ou signés, les documents vous sont retournés par email (en pdf ou fichier image) ou par courrier (dans ce cas il faut les numériser)

4. Le document est identifié grâce à son QrCode

Vous glissez les documents reçus ou scannés dans la GED et Argalis les identifie automatiquement grâce à une lecture électronique du QrCode, véritable puce d'identification de vos documents

5. Et hop ! Le document est classé au bon endroit

Une fois identifié, le document est classé automatiquement dans la session concernée et est accessible à vos clients et intervenants depuis leur extranet !

Personnalisez le sas de validation de la GED

Grâce au sas de validation de la GED, vous pouvez choisir entre un classement automatique et un classement semi-automatique de vos documents.

Le mode automatique, pour les plus pressés

Le mode GED automatique ne demande aucune intervention humaine, les documents sont identifiés et classés immédiatement lors de leur enregistrement dans la solution. Seuls les documents en erreur (scan ou image de mauvaise qualité par exemple) vous sont signalés pour une action de votre part.

Le mode semi-automatique, pour les prudents

Le mode GED semi-automatique, quant à lui, permet d'identifier les documents lors de leur enregistrement et de les stocker dans le sas de validation. Vous pouvez les contrôler (signatures, informations bien complétées, lisibilité...) avant classement et éventuelle mise à disposition de vos clients.