Comment obtenir la certification Qualiopi pour un organisme de formation ?

Comment obtenir la certification Qualiopi pour un organisme de formation ?

La certification Qualiopi est devenue un élément essentiel pour les organismes de formation en France, symbolisant la qualité et la conformité aux normes définies par l’État. Cette certification est non seulement un gage de qualité mais aussi une exigence pour les organismes qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés pour financer leurs actions de formation.

1. Comprendre Qualiopi.

La certification Qualiopi est un label de qualité instauré par la loi du 5 septembre 2018 (« loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel »), qui est devenu obligatoire à partir du 1er janvier 2022 pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. L’objectif de cette certification est de garantir une offre de formation de haute qualité et de renforcer la transparence de l’offre de formation.

Objectifs de Qualiopi

Les objectifs principaux de la certification Qualiopi sont :

1. Améliorer la lisibilité de l’offre de formation pour les entreprises et les usagers.
2. Assurer une qualité constante et reconnue des actions de formation.
3. Encourager l’amélioration continue des processus au sein des organismes de formation.

Domaines d’Application

Qualiopi est applicable à plusieurs types d’actions :

• Actions de formation.
• Bilans de compétences.
• Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE).
• Actions de formation par apprentissage.

Critères du Référentiel National Qualité (RNQ)

La certification Qualiopi repose sur un référentiel qui comprend sept critères essentiels que les prestataires doivent respecter pour obtenir et conserver leur certification :

1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
   • Les organismes doivent fournir des informations claires et précises sur leurs formations, assurant une totale transparence pour les clients et les apprenants.
2. L’identification précise des objectifs des prestations et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des programmes.
   • Les formations doivent être conçues de manière à répondre spécifiquement aux besoins des publics cibles.
3. L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires.
   • Les méthodes et supports pédagogiques doivent être adaptés pour répondre aux différents profils d’apprenants.
4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
   • Les ressources disponibles doivent être appropriées et suffisantes pour assurer des formations de qualité.
5. La qualification et le développement professionnel continu des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
   • Les formateurs et le personnel pédagogique doivent posséder les qualifications requises et s’engager dans un développement professionnel continu.
6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
   • Les organismes de formation doivent maintenir une interaction active avec les milieux professionnels et éducatifs pour rester à jour sur les évolutions sectorielles.
7. La collecte et la prise en compte des appréciations et réclamations formulées par les parties prenantes.
   • Les retours des apprenants et autres parties prenantes doivent être systématiquement collectés et utilisés pour améliorer les services.

Processus de Certification

Pour obtenir la certification, un organisme doit passer par un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité. Cet audit évalue la conformité de l’organisme aux critères énoncés dans le RNQ. Le succès dans cet audit aboutit à l’attribution de la certification Qualiopi, qui est valide pour une durée de trois ans, sous réserve de contrôles périodiques.

2. Auto-évaluation : Préparer votre Organisme pour la Certification Qualiopi.

L’auto-évaluation est une étape essentielle pour tout organisme de formation qui envisage d’obtenir la certification Qualiopi. Cette phase permet à l’organisme de mesurer sa conformité actuelle aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ) et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations avant de procéder à l’audit de certification. Voici un guide détaillé pour mener à bien cette auto-évaluation.

Étapes de l’Auto-évaluation

1. Analyse Documentaire :
   • Commencez par rassembler tous les documents pertinents qui décrivent vos processus et pratiques actuels. Cela inclut les plans de formation, les matériaux pédagogiques, les CV des formateurs, les procédures de suivi et d’évaluation des apprenants, ainsi que les feedbacks et les réclamations des parties prenantes.
2. Comparaison avec le RNQ :
   • Évaluez chaque document et pratique en place par rapport aux sept critères du RNQ. Vérifiez si vos processus actuels répondent aux exigences spécifiées dans le référentiel. Il est crucial de comprendre non seulement ce que vous faites, mais aussi comment vous le documentez et le communiquez.
3. Identification des Écarts :
   • Identifiez les écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences du RNQ. Pour chaque écart, déterminez s’il s’agit d’une lacune dans la pratique elle-même, dans la documentation, ou dans la communication avec les parties prenantes.
4. Plan d’Action :
   • Pour chaque écart identifié, élaborez un plan d’action détaillé. Ce plan doit inclure les mesures spécifiques à prendre, les ressources nécessaires, les responsables de la mise en œuvre, et un calendrier. Les actions peuvent inclure la formation du personnel, la mise à jour des procédures, l’amélioration des systèmes d’évaluation, et l’augmentation de la transparence dans la communication.

Outils et Ressources

• Checklist de Conformité : Utilisez ou créez une checklist basée sur le RNQ qui vous permet de marquer chaque critère comme « conforme », « partiellement conforme », ou « non conforme ». Cela simplifie la visualisation des domaines à améliorer.
• Logiciels d’Évaluation : Certains logiciels spécialisés peuvent aider à automatiser une partie de l’auto-évaluation, en particulier pour collecter et analyser les feedbacks des apprenants et d’autres parties prenantes.
• Consultants en Qualité : Envisagez de faire appel à un consultant spécialisé dans la certification Qualiopi. Ces experts peuvent fournir un regard extérieur objectif sur vos pratiques et vous aider à préparer efficacement l’audit de certification.

Importance de l’Auto-évaluation

L’auto-évaluation ne doit pas être vue simplement comme une préparation à l’audit, mais comme une opportunité d’améliorer de manière significative la qualité de votre offre de formation. Ce processus aide à instaurer une culture de qualité au sein de l’organisme, garantissant non seulement la conformité avec Qualiopi mais aussi l’amélioration continue de vos services. En intégrant l’auto-évaluation comme une pratique régulière, vous maintenez votre organisme à jour avec les standards de qualité et renforcez la confiance des parties prenantes.

3. Choix d’un Organisme Certificateur.

L’une des étapes les plus importantes dans le processus d’obtention de la certification Qualiopi est le choix de l’organisme certificateur. Ce choix peut influencer non seulement l’issue de la certification mais aussi la manière dont le processus de certification sera perçu et vécu par votre organisme. Voici quelques conseils pour vous aider à sélectionner le bon organisme certificateur.

Critères de Sélection

1. Accréditation :
   • Assurez-vous que l’organisme certificateur est accrédité par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC) ou une autre entité équivalente au niveau européen. L’accréditation garantit que l’organisme suit des normes strictes de compétence et de fiabilité.
2. Spécialisation et Expérience :
   • Choisissez un organisme qui a de l’expérience dans le secteur de la formation professionnelle. Une connaissance approfondie du secteur peut aider l’organisme certificateur à mieux comprendre les spécificités de votre activité et à fournir des évaluations et des recommandations plus pertinentes.
3. Réputation :
   • Recherchez des avis et des retours d’expérience d’autres organismes de formation qui ont été certifiés par cet organisme. La réputation peut vous donner des indications précieuses sur la qualité et la rigueur du processus d’audit.
4. Proximité Géographique :
   • Considérez la proximité géographique comme un facteur, surtout si vous prévoyez des audits physiques. Un organisme local peut réduire les coûts de déplacement et faciliter une interaction plus directe.
5. Support et Ressources :
   • Évaluez le niveau de support et les ressources que l’organisme certificateur offre pendant le processus de certification. Un bon support peut simplifier le processus et réduire le stress et l’incertitude.
6. Coût :
   • Comparez les coûts de certification, mais ne faites pas du prix le seul critère de décision. Le moins cher n’est pas toujours le mieux. Pesez le coût par rapport à la valeur ajoutée en termes de service et de support.

Processus de Sélection

1. Demande d’Informations :
   • Contactez plusieurs organismes certificateurs pour obtenir des informations détaillées sur leurs services, processus de certification, coûts, et calendriers.
2. Évaluation des Propositions :
   • Analysez les propositions reçues et comparez-les en fonction des critères que vous avez établis. Assurez-vous que les services proposés correspondent bien à vos besoins.
3. Réunions de Présélection :
   • Organisez des réunions ou des appels avec les organismes certificateurs présélectionnés pour discuter plus en détail de leurs services et poser des questions spécifiques.
4. Choix Final :
   • Faites votre choix final en tenant compte de tous les critères évalués. Une fois l’organisme sélectionné, vous pourrez entamer le processus de préparation à l’audit.

4. Préparation à l’Audit.

La préparation à l’audit nécessite une organisation méticuleuse et un examen approfondi de toutes les pratiques et documents relatifs à votre organisme de formation.

1. Organisation des Documents

Avant l’audit, assurez-vous que tous les documents nécessaires sont complets, à jour et facilement accessibles. Cela inclut les preuves de conformité aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ), tels que :

• Manuels de procédures,
• Programmes de formation,
• Dossiers des formateurs,
• Preuves de suivi et d’évaluation des apprenants,
• Politiques de gestion des réclamations,
• Preuves de communications aux parties prenantes.

2. Révision des Processus

Passez en revue tous les processus internes pour vous assurer qu’ils sont non seulement conformes aux exigences de Qualiopi, mais qu’ils sont aussi clairement documentés et mis en œuvre de manière cohérente à travers l’organisation. Cela inclut :

• Les processus d’admission et d’information des apprenants,
• Les méthodes d’évaluation et de suivi de la progression,
• Les procédures de gestion des réclamations,
• Les pratiques de développement professionnel continu du personnel.

3. Formation et Sensibilisation des Équipes

Il est essentiel que tous les membres de votre équipe comprennent l’importance de la certification Qualiopi et connaissent leur rôle dans le processus d’audit. Organisez des sessions de formation pour :

• Expliquer les critères du RNQ et leur importance,
• Discuter des responsabilités spécifiques en cas d’audit,
• Réviser les procédures et les politiques internes.

4. Mise en Place de Simulations d’Audit

Effectuer des simulations d’audit peut être extrêmement bénéfique pour préparer votre équipe et tester vos processus. Cela vous aidera à identifier et à corriger les problèmes potentiels avant l’audit officiel. Considérez l’assistance d’un consultant externe pour une perspective objective.

5. Planification de l’Audit

Coordonnez avec l’organisme certificateur pour fixer les dates et les détails logistiques de l’audit. Assurez-vous que les clés d’accès, les espaces de travail et les ressources nécessaires sont prêts et disponibles pour l’auditeur.

6. Révision Finale et Détente

Juste avant l’audit, faites une dernière révision de tous les documents et processus. Assurez-vous que tout est en ordre et que votre équipe est prête et détendue. Une bonne préparation contribue à réduire le stress et à améliorer la performance durant l’audit.

5. L’Audit de Certification.

L’audit pour la certification Qualiopi est une évaluation exhaustive des pratiques de votre organisme de formation contre le Référentiel National Qualité (RNQ). C’est un moment crucial qui détermine si votre organisme respecte les standards de qualité requis pour obtenir cette certification importante. Voici comment se déroule l’audit et comment vous pouvez vous y préparer efficacement.

Étapes de l’Audit Qualiopi

1. Audit Initial
   • Audit Documentaire : Cela commence généralement par un audit documentaire où l’auditeur examine tous les documents pertinents de l’organisme. Cela inclut les manuels de qualité, les dossiers de formation, les preuves de suivi des apprenants, et tout autre document prouvant la mise en œuvre des pratiques conformes au RNQ.
   • Visite sur Site : L’auditeur visite ensuite les installations pour observer les pratiques en action, interroger le personnel et les formateurs, et évaluer l’environnement d’apprentissage et les ressources pédagogiques.
2. Rapport d’Audit
   • À la suite de l’audit, l’auditeur rédige un rapport détaillé qui souligne les points forts de votre organisme ainsi que les éventuelles non-conformités. Si des écarts par rapport aux normes sont identifiés, des recommandations pour des actions correctives seront également incluses.
3. Plan d’Actions Correctives
   • Si des non-conformités sont identifiées, votre organisme aura l’opportunité de répondre en mettant en place des actions correctives. Cela peut inclure la révision des processus, la formation supplémentaire du personnel, ou la mise à jour de la documentation. Un délai est généralement accordé pour réaliser ces ajustements.
4. Audit de Suivi
   • Une fois les actions correctives mises en œuvre, un audit de suivi peut être nécessaire pour vérifier que toutes les non-conformités ont été correctement adressées. Cet audit est crucial pour la délivrance finale de la certification.
5. Certification
   • Si l’audit de suivi est concluant et que toutes les exigences du RNQ sont satisfaites, l’organisme certificateur délivre la certification Qualiopi. Cette certification est valide pour une durée de trois ans, avec des audits de surveillance périodiques nécessaires pour maintenir la certification.

Conseils pour Réussir l’Audit

• Préparation Meticuleuse : Assurez-vous que tous les aspects de votre organisme sont conformes aux critères du RNQ avant l’audit. Utilisez des checklists et des révisions internes régulières pour maintenir un niveau élevé de conformité.
• Formation du Personnel : Le personnel doit être bien informé et préparé pour l’audit. Ils devraient comprendre les critères du RNQ et être capables de démontrer comment leurs activités quotidiennes correspondent aux exigences de qualité.
• Documentation Organisée : Gardez votre documentation bien organisée et facilement accessible. L’auditeur pourrait demander à voir des preuves spécifiques de conformité à tout moment de l’audit.
• Accueil de l’Auditeur : Abordez l’audit avec une attitude ouverte et collaborative. Voir l’auditeur comme un partenaire qui peut aider à améliorer votre organisme plutôt que comme un adversaire.

6. Maintien et Renouvellement de la Certification.

Une fois obtenue, la certification Qualiopi n’est pas un acquis permanent. Pour maintenir la certification et en assurer le renouvellement tous les trois ans, il est essentiel que les organismes de formation continuent à respecter les critères du Référentiel National Qualité (RNQ) et démontrent un engagement continu envers l’amélioration de la qualité. Voici comment vous pouvez assurer le maintien et préparer le renouvellement de votre certification Qualiopi.

Maintien Continu de la Certification

1. Audit de Surveillance
   • Des audits de surveillance sont généralement effectués annuellement par l’organisme certificateur. Ces audits ont pour but de s’assurer que les organismes continuent de respecter les exigences du RNQ. Ils sont moins exhaustifs que l’audit initial mais sont cruciaux pour le maintien de la certification.
2. Gestion des Non-Conformités
   • Si des non-conformités sont identifiées lors des audits de surveillance, des actions correctives doivent être mises en œuvre rapidement. Il est important de documenter ces actions et de prouver leur efficacité lors des audits suivants.
3. Mise à Jour des Pratiques et des Politiques
   • Le secteur de la formation continue d’évoluer, tout comme les réglementations associées. Les organismes de formation doivent régulièrement réviser et mettre à jour leurs pratiques, politiques et procédures pour rester conformes aux dernières normes et meilleures pratiques du secteur.
4. Formation Continue du Personnel
   • Le développement professionnel continu du personnel est essentiel. Cela inclut non seulement les formateurs mais aussi le personnel administratif et de support. Des formations régulières aident à maintenir un niveau élevé de compétence et d’engagement envers les standards de qualité.

Renouvellement de la Certification

1. Préparation à l’Audit de Renouvellement
   • L’audit de renouvellement est similaire à l’audit initial en termes de profondeur et d’étendue. Les organismes doivent se préparer à cet audit comme ils l’ont fait pour l’audit initial, en rassemblant des preuves complètes de conformité avec chaque critère du RNQ.
2. Documentation Complète
   • Assurez-vous que toute la documentation relative à la formation, au suivi des apprenants, aux évaluations, aux feedbacks et aux actions correctives est à jour et facilement accessible. La documentation doit démontrer une amélioration continue et une conformité sans faille tout au long de la période de certification.
3. Engagement et Amélioration Continus
   • Montrez un engagement continu pour améliorer les processus et la qualité de la formation. Cela peut inclure des innovations pédagogiques, l’utilisation de nouvelles technologies, ou l’amélioration de l’expérience des apprenants.
4. Communication avec l’Organisme Certificateur
   • Maintenez une communication régulière avec votre organisme certificateur. Informez-les des changements significatifs dans votre organisation qui pourraient affecter votre conformité avec le RNQ.

Obtenir la certification Qualiopi est un processus exigeant mais essentiel pour les organismes de formation souhaitant démontrer leur engagement envers la qualité et l’amélioration continue. Ce parcours nécessite une préparation minutieuse, mais il est aussi une opportunité de réviser et d’améliorer ses pratiques. En fin de compte, la certification Qualiopi aide à renforcer la confiance des financeurs, des clients et des apprenants en la qualité des services proposés.

• By AG.