Quelles sont les étapes pour obtenir le label Qualiopi ?

Quelles sont les étapes pour obtenir le label Qualiopi ?

Le label Qualiopi est une certification obligatoire pour les organismes de formation, qui atteste de la qualité de leurs prestations. Mis en place par le gouvernement français dans le cadre de la loi « Avenir professionnel », il garantit que les organismes répondent aux exigences d’un Référentiel National de Qualité (RNQ). Si vous souhaitez obtenir ce label, voici les principales étapes à suivre pour réussir cette démarche.

1. Comprendre les exigences du référentiel Qualiopi.

Avant de commencer la procédure, il est essentiel de bien comprendre les critères d’évaluation de Qualiopi. Le référentiel se divise en sept critères majeurs, chacun comportant plusieurs indicateurs. Ces critères couvrent divers aspects tels que l’adéquation des offres aux besoins des bénéficiaires, la gestion des compétences des formateurs, la performance de l’organisme ou encore la satisfaction des apprenants.

Les critères à connaître :

1. Les conditions d’information du public sur l’offre de formation.
2. L’adaptation des formations aux publics visés.
3. Les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre.
4. La qualification et le développement des compétences des formateurs.
5. L’inscription dans une démarche d’amélioration continue.
6. L’intégration de la satisfaction des bénéficiaires.

2. Préparer son dossier de candidature.

Une fois le référentiel bien assimilé, la deuxième étape consiste à préparer votre organisme en vue de l’audit. Cela implique de mettre en place des procédures adaptées, de formaliser vos pratiques existantes et de rassembler les documents qui démontrent la qualité de vos actions.

Il est crucial de :

• Mettre en place des outils pour la collecte des feedbacks et le suivi de la satisfaction des apprenants.
• Avoir des processus de suivi des résultats et d’évaluation des actions de formation.
• Mettre à jour les compétences des équipes pédagogiques, notamment en matière de digitalisation des formations.

Vous pouvez également vous faire accompagner par un consultant spécialisé pour vous assurer que toutes les exigences sont bien respectées.

3. Choisir un organisme certificateur agréé.

Une fois que vous estimez être prêt, vous devez choisir un organisme certificateur. En France, il existe plusieurs organismes agréés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) pour délivrer la certification Qualiopi.

Il est recommandé de comparer les offres des différents certificateurs, tant au niveau des prix que des délais. Certains organismes proposent même des audits à distance, ce qui peut être un avantage si vous préférez éviter des visites sur site.

4. Réaliser l’audit initial.

L’étape clé de l’obtention du label Qualiopi est l’audit de certification. Celui-ci est mené par l’organisme certificateur que vous avez choisi. L’audit permet d’évaluer la conformité de vos pratiques avec le référentiel RNQ. Il se déroule en deux phases :

• Audit documentaire : L’auditeur examine les documents que vous avez fournis pour prouver que vous répondez aux critères du référentiel.
• Audit terrain : Il s’agit d’une visite sur site (ou à distance dans certains cas), durant laquelle l’auditeur échange avec votre équipe, inspecte les processus, et vérifie les preuves.

Si l’audit est concluant, vous recevrez la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans. Si des non-conformités sont relevées, l’organisme peut vous demander de corriger ces points dans un délai imparti avant de valider la certification.

5. Mettre en place une démarche d’amélioration continue.

Obtenir le label Qualiopi n’est pas la fin de l’histoire. Il est crucial de maintenir un haut niveau de qualité pour garantir la pérennité de la certification. La certification est valable trois ans, mais un audit de surveillance est effectué à mi-parcours (environ 18 mois après l’obtention du label) pour s’assurer que l’organisme continue de respecter les critères de qualité.

Pour réussir cet audit intermédiaire, il est important de :

• Continuer à recueillir et analyser les feedbacks des apprenants.
• Maintenir à jour les documents de preuve.
• Veiller à ce que les formateurs continuent à se former et à améliorer leurs compétences.

6. Renouveler sa certification.

Au bout des trois ans, il sera nécessaire de renouveler la certification en repassant par les étapes de l’audit. Toutefois, si votre organisme a mis en place une bonne démarche d’amélioration continue, le processus sera moins complexe que la première fois.

Obtenir le label Qualiopi est un gage de qualité et un atout majeur pour attirer des clients, des entreprises et bénéficier de financements publics ou mutualisés. Si la démarche peut paraître fastidieuse, elle permet d’améliorer de manière continue l’organisation et les prestations d’un organisme de formation.

• By AG.